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レポート作成の豆知識―ワードの使い方―

2021.05.05

みなさん、こんにちは。業務担当非常勤講師の岩田です。先日締め切りだった、テキスト科目のレポート課題を提出された方もおられることでしょう。お疲れ様でした。

今日はレポート執筆に欠かせないワードの使い方についてご紹介します。基礎的なことを取り上げますので、ご存じの方はご容赦ください!

*以下、office2019で確認したものです。

①ワードで作成した文書をPDF化する方法
何かとPDFでデータを提出する機会は多いと思います。
・PDFにするワードの文書を開く。
・画面左上の[ファイル]タブを押し、画面左側にある[エクスポート]   
 を選択。
・[PDF/XPSドキュメントの作成]を押すと、保存場所を求める画面が開
 くので、保存場所とファイル名を決めて[発行]を押す。

②2段組の作り方(縦書きの場合)
卒業研究レポートと卒業成果物は、縦書きで執筆する場合、2段組にして提出します。今のうちに慣れておきましょう。
・二段組にしたいワード文書を開く。
・横書きで作成したものはまず縦書きにする。
 画面上部の[レイアウト]タブを押す。[ページ設定]グループにある 
 [文字列の方向]を押し、[縦書き]を選択。卒論関係の用紙はA4縦長 
 です。同じ[ページ設定]グループの[印刷の向き]で[縦]を、同グ
 ループの[サイズ]で[A4]を選択しましょう。
・縦書きの文書を二段組にする
 同じく[レイアウト]タブの[ページ設定]グループにある[段組み] 
 を押し、[2段]を選択して完了!

③画面表示
縦書き2段組設定の画面を見ながら入力するのは、見づらいです。すべて横書きで入力して最後に縦書き2段組にするか、もしくは、縦書き2段組設定後に、画面表示を「下書き」にして横書きで入力するか、お好みでどうぞ。後者だと、縦書きの様子を確認しながら入力ができます。
*画面上部の[表示]タブを押し、[表示]グループ(左のほう)にある[下書き]を選択。
  
④置換の方法
レポートをほぼ書き上げて、あともう少し…という時に「菅原道真」を「菅原道長」と入力していたことに気づき愕然!20箇所、全部が間違っている、どうしよう…。そのような時は「置換」で一発修正しましょう。
・「置換」したいワード文書を開く。
・画面上部の[ホーム]タブの「編集」グループ(右のほう)にある[置
 換]を押す。
・[検索と置換]画面が開く。画面の[検索する文字列]に修正したい文
 字「菅原道長」を入力し、[置換後の文字列]に「菅原道真」を入力。 
 下部にある[すべて置換]を押すと、何件置換したかが表示されて、置
 換完了です!
すべての文字が置換になるので、「道長」を「道真」に置換すると、「藤原道長」と入力した部分まで「藤原道真」になってしまいます。置換すべき語句の選択には注意しましょう。

⑤禁則文字の設定
日本語の文章を書く時、行頭に置いてはいけない文字があります。句読点や「っ」「ょ」、閉じ括弧などです。ワードでは、これらの文字が行頭にこないように設定できます。
・設定したいワード文書を開く。
・画面右上[ファイル]タブを押す。画面左下の[オプション]を選択。
・[wordのオプション]画面左側にある「文字体裁」を選択。
 [文字体裁オプションの適用先]には今開いている文書が選択されてい 
 ます。そこの右側にある▼ボタンを押すと、「すべての新規文書」も選 
 択できます。
・[禁則文字の設定]の「高レベル」を選択。
・画面右下の「OK」を押す。

中にはショートカットキーを使う方法もありますが、私は覚えられないので使っていません!関心のある方は調べてみてください。
以上、豆知識でした!

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